這周參加永錫老師的MOOCs課程，要求說(shuō)說(shuō)自己是怎么管理微信或電子郵件的。微信這東東我這Outman用的很少，伊妹兒的話(huà)多少還有點(diǎn)心得，所以這回跟大伙聊聊收發(fā)處理Email的一些原則吧：
原則1：安排固定的時(shí)間檢查郵箱
很多人會(huì)一天到晚不斷刷新自己的郵箱，生怕錯(cuò)過(guò)每一封郵件，就像很多人習(xí)慣刷微博一樣上癮。其實(shí)可以安排一個(gè)固定的時(shí)間來(lái)進(jìn)行處理郵件的工作。不同工作具體可能不同，通常來(lái)說(shuō)一天1到2次的頻率已經(jīng)足夠了。
早晨剛上班的黃金時(shí)間拿來(lái)處理郵件有些可惜，午飯前和傍晚下班前是個(gè)不錯(cuò)的選擇，一來(lái)那段時(shí)間工作效率本就不高，二來(lái)萬(wàn)一回著回著郵件被哪個(gè)喜歡把Email當(dāng)做QQ用來(lái)聊天的家伙套牢，還可以有個(gè)借口逃跑：“嗨哥們，我吃飯去了（或者下班了），咱下次再聊~"
有人擔(dān)心重要的客戶(hù)如果不及時(shí)回復(fù)可能有失禮貌，其實(shí)可以對(duì)重要的郵件設(shè)置短信提醒。當(dāng)然也不需要每次都打亂自己的工作節(jié)奏，通常是在使用番茄工作法時(shí)，看一眼短信知道了有客戶(hù)來(lái)信，如需要回復(fù)就記錄一下，等番茄間隙的時(shí)候再去處理，最多不過(guò)延誤半小時(shí)，不至于影響客戶(hù)體驗(yàn)啦。
原則2：公私郵箱最好分開(kāi)
工作上的事情一天處理1~2次，相信我，生活上的事情根本不需要這么頻繁。1周處理1次足以不會(huì)造成任何麻煩。你的朋友要是發(fā)郵件給你沒(méi)得到回信，自然該打電話(huà)打電話(huà)，該發(fā)QQ發(fā)QQ了。所以工作和私人事情不要共用一個(gè)郵箱，分開(kāi)更便于管理。
生活上的郵箱也應(yīng)該有些區(qū)分，比如應(yīng)該有一個(gè)跟朋友們聯(lián)系用的，雖然在現(xiàn)在溝通如此方便的時(shí)代可能不會(huì)經(jīng)常用到，但至少在你萬(wàn)一搬家跳槽換手機(jī)之后，讓還能想起你的朋友找得到你。
應(yīng)該有一個(gè)郵箱用來(lái)注冊(cè)各種網(wǎng)站或APP應(yīng)用，現(xiàn)在很多網(wǎng)站都支持用微博、QQ號(hào)直接注冊(cè)什么的了，不過(guò)偶爾還有些土老帽必須提供一個(gè)郵箱才能注冊(cè)，那就準(zhǔn)備一個(gè)你記得住的吧，因?yàn)槿f(wàn)一忘了密碼的時(shí)候還需要這個(gè)郵箱來(lái)找回呢。
還應(yīng)該有一個(gè)郵箱留給陌生人，等你在網(wǎng)站論壇里要資源啊，求種子啊，就可以留這個(gè)郵箱。可想而知的垃圾郵件會(huì)比較多，但不至于太多干擾你的生活。
原則3：善用郵箱功能進(jìn)行分類(lèi)預(yù)處理
有朋友說(shuō)1星期才收一次郵件，收件箱里堆得滿(mǎn)滿(mǎn)的，拖延癥都要發(fā)作了。其實(shí)可以利用郵箱里的郵件分類(lèi)功能進(jìn)行預(yù)處理啊。我們收到的郵件除了日常跟同事、客戶(hù)、朋友之間的信息傳遞之外，主要還有下面幾種：
- 訂閱的電子雜志
- 財(cái)務(wù)賬單
- 商家推送的促銷(xiāo)信息
- 使用的軟件或APP推介新功能
- 論壇社區(qū)其他用戶(hù)給自己的點(diǎn)贊和評(píng)論
- 知乎、簡(jiǎn)書(shū)等每周的精華推薦
- 垃圾廣告
那么大可以使用郵件分類(lèi)的功能，把包含某些條件的郵件直接刪除，或者轉(zhuǎn)移到其他文件夾去。這樣每次手工處理時(shí)，收件箱里其實(shí)已經(jīng)沒(méi)有多少郵件，很快就能處理完了。
轉(zhuǎn)移到其他文件夾里的郵件干脆不看也沒(méi)啥太大損失，等有空再看也無(wú)傷大雅，比如跟朋友一邊視頻聊天的時(shí)候就可以一邊看看促銷(xiāo)廣告，還能增加個(gè)話(huà)題"告你個(gè)好消息，某某網(wǎng)站你喜歡的包包正促銷(xiāo)呢，快去下單吧"，跟女朋友視頻的GG慎用哈，效忠雖易、掙錢(qián)不易，且行且珍惜。
原則4：手動(dòng)處理郵件當(dāng)機(jī)立斷
手動(dòng)處理郵件時(shí)不要猶豫，掌握一個(gè)4D原則：
1、Delete（刪除）
垃圾郵件，或者跟自己沒(méi)什么關(guān)系的立刻直接刪除
2、Delegate（轉(zhuǎn)發(fā)）
可以授權(quán)或者應(yīng)該別人跟進(jìn)的，立刻轉(zhuǎn)發(fā)過(guò)去
3、Do（執(zhí)行）
詢(xún)問(wèn)咨詢(xún)的郵件立刻回復(fù)，需要執(zhí)行的任務(wù)立刻著手完成
4、Display（陳列）
無(wú)法立刻完成的任務(wù)，立刻列入待辦事項(xiàng)清單，并且立刻在郵箱中加星標(biāo)以便日后能快速查找到這封郵件
回復(fù)郵件時(shí)注意千萬(wàn)別錯(cuò)點(diǎn)了“回復(fù)全部”。這兩個(gè)按鈕離的很近，如果你不小心點(diǎn)錯(cuò)了，會(huì)把你給發(fā)件者郵件發(fā)送給其他所有抄送人，然后就像那則飄柔洗發(fā)水廣告說(shuō)的，你的秘密變成了世人皆知的秘密.....
原則5：別有事沒(méi)事就發(fā)Email
我們一方面抱怨Email占據(jù)了我們大量的時(shí)間，一面又不斷發(fā)送著Email去謀殺別人的時(shí)間，大家不覺(jué)得這很荒誕嗎？將心比心吧同志們，別有事沒(méi)事就發(fā)Email了。
另外Email屬于單方面的傳輸信息，發(fā)完以后總有一種沒(méi)著沒(méi)落的感覺(jué)，萬(wàn)一對(duì)方?jīng)]看到石沉大海腫么辦？所以真要有事咋辦？打電話(huà)唄，占線(xiàn)或者沒(méi)人接再留語(yǔ)音信箱或者發(fā)短信，或者還有即時(shí)通訊的QQ，說(shuō)起來(lái)個(gè)個(gè)都比Email來(lái)的方便快捷。真要碰到電話(huà)里說(shuō)不清楚的時(shí)候，或者需要傳個(gè)附件什么的，發(fā)郵件之前最好跟對(duì)方電話(huà)聯(lián)系一下，比較有禮貌，自己也安心。
沒(méi)事的時(shí)候就更別發(fā)了。你上班時(shí)間發(fā)了個(gè)好玩的笑話(huà)娛樂(lè)大家，可萬(wàn)一幾經(jīng)轉(zhuǎn)發(fā)跑到你上司那，沒(méi)準(zhǔn)你就被烙下個(gè)不認(rèn)真工作的壞印象，到最后只能死磕了自個(gè)兒。想聯(lián)絡(luò)感情，不如來(lái)實(shí)惠的請(qǐng)大伙吃飯喝酒泡吧，到那種場(chǎng)合去說(shuō)個(gè)笑話(huà)展現(xiàn)你的風(fēng)趣幽默，效果肯定更好。
原則6：郵件別太長(zhǎng)，要突出重點(diǎn)
現(xiàn)在的人或多或少都有些閱讀障礙，想想你自己在閱讀大部頭時(shí)的感受吧。所以手下留情，別把郵件當(dāng)長(zhǎng)篇小說(shuō)那么寫(xiě)了。
郵件正文最好控制在不需要對(duì)方去拖動(dòng)滾動(dòng)條的程度。可以的話(huà)盡量多用圖表和圖片來(lái)代表難以用文字描述清楚的內(nèi)容。
在郵件的一開(kāi)始就開(kāi)宗明義，用最簡(jiǎn)短的語(yǔ)言把你的意思表達(dá)清楚。如果有多件事項(xiàng)，最好用序號(hào)加以區(qū)分。
描述清楚一件事項(xiàng)通常需要注意下面幾個(gè)要點(diǎn)：
- 這是件什么事？（what）
- 我們計(jì)劃什么時(shí)間來(lái)做（when）
- 有什么特殊原因（why）
- 收到信后你需要做什么？（action）
- 截止的最后期限（deadline）
- 如果不做會(huì)有什么后果，或者做了有什么好處（value）
如果不需要對(duì)方回復(fù)最好注明，免得收到一條諸如“知道了”或是“謝謝”這樣信息量很少的郵件，處理起來(lái)浪費(fèi)自己的時(shí)間。郵件的標(biāo)題也最好起個(gè)能讓人一眼就明白內(nèi)容的名字。
原則7：千萬(wàn)檢查好了再發(fā)
伊妹兒就像潑出去的水。你剛發(fā)了一封郵件，結(jié)果立馬發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有錯(cuò)誤，只好趕緊再補(bǔ)上一封修改之后的過(guò)去。想想對(duì)方會(huì)怎么看你？太不專(zhuān)業(yè)了嘛。要是你改了標(biāo)題告人家這封才是修改過(guò)的還好，合著你再懶點(diǎn)，只改內(nèi)容沒(méi)改標(biāo)題，人家還以為你發(fā)了兩遍呢，沒(méi)準(zhǔn)打開(kāi)看到的就是那封錯(cuò)的，耽誤事啊。最最不濟(jì)也讓人家多刪了一封郵件，浪費(fèi)人家時(shí)間不是？
還有忘了粘附件的。明明信里寫(xiě)了”詳見(jiàn)附件“，結(jié)果人家滿(mǎn)郵箱找也找不到，再寫(xiě)信來(lái)問(wèn)你要，多丟人吶。最慘是搞錯(cuò)收件人，萬(wàn)一你泄露個(gè)公司機(jī)密啥的，嗯嗯，愿上帝保佑你。
所以，寫(xiě)好郵件之后千萬(wàn)別著急點(diǎn)發(fā)送，仔仔細(xì)細(xì)再檢查檢查：
附件粘貼好沒(méi)有？
有沒(méi)有搞錯(cuò)對(duì)方的稱(chēng)謂？
內(nèi)容有無(wú)錯(cuò)漏？
有沒(méi)有錯(cuò)別字？
收件人郵箱有無(wú)錯(cuò)誤？
其實(shí)，收件人郵箱地址最好最后再填寫(xiě)，因?yàn)闆](méi)有收件人，即使你誤碰了發(fā)送鍵，郵件也發(fā)不出去，而先填好了收件人以后，萬(wàn)一誤操作....
OK，關(guān)于伊妹兒就先聊這么多，歡迎大家多多拍磚指教。
